SeeFile
Informatisez la Gestion de Votre Centre d’Archives
SeeFile vous permettra de centraliser et de gérer toutes les données concernant l’inventaire et la localisation de vos archives, et de rechercher aisément vos archives. La solution vous permettra de gérer toutes les tâches archivistiques (recherches, transferts, destructions, etc) ainsi que votre référentiel archivistique (notamment le calendrier de conservation) conformément aux exigences du Records Management. SeeFile répond ainsi aux besoins de la gestion des archives durant tout leur cycle de vie, avec toute la traçabilité requise pour les utilisateurs.
Les fonctionnalités minimales de SEEFILE
Gestion des Unités d'Archives Actives et Semi-Actives avec Codes à Barres
- Saisie basée sur un bordereau de données personnalisé selon la structure organique de l'entreprise.
- Un workflow de validation de la saisie avec un profil dédié pour des inventaires exploitables.
- Génération des codes à barres personnalisés pour les unités d’archives, les cartons, les localisations, etc.
- Recherche simple ou avancée avec enregistrement des requêtes.
- Réservations à distance pour une unité d'archives autorisée.
- Gestion des communications, des prêts, du suivi et de la réintégration des archives.
Automatisation des Outils Archivistiques
- Gestion du répertoire des documents et dossiers types.
- Gestion du calendrier des délais de conservation des documents et dossiers.
- Prise en charge des codes du "plan de classification".
Gestion des Éliminations, Versements et Transferts
- Application automatique ou à la demande des délais de conservation.
- Assistance continue au service des archives pour les transferts, destructions, versements, etc.
Validation des Transactions:
- Toute transaction doit être validée dans un processus défini par un profil prédéfini.
Gestion de la Localisation
- Création de structures de stockage avec choix des paramètres de classement.
- Spécification des capacités d'accueil et nature des contenants, dans les espaces de conservation des archives.
Gestion des Retards avec Notification
- Notification après dépassement des délais de retour.
- Génération d'un état des communications en retard.
Paramétrage des Services
- Paramétrage des services et des types de documents correspondants, selon répertoire des dossiers types.
- Prise en compte de l'organigramme fonctionnel pour hiérarchie des utilisateurs.
Sécurité et Droits d'Accès
- Gestion des droits d'accès avec profils prédéfinis.
- Visibilité du courrier des subordonnés pour les supérieurs.
Génération d'États et Édition
- Édition des inventaires et de leurs modèles.
- Génération d'états des communications par service et par personnel.
Pointage / Saisie des Inventaires
- Mise en carton avec ou sans code-barres.
Localisation Automatique à Base de Code-Barres
- Visibilité sur l'espace vacant et cartographie par salle et tablette (mètre linéaire).
Autres Fonctionnalités
- Incrémentation automatique des délais de retour des dossiers communiqués.
- Édition d'un état des dossiers communiqués avec des critères personnalisés.
- Renseignement automatique du champ de localisation (Epi) lors d'un transfert.
- Génération automatique de notifications pour relancer les retardataires dépassant le délai de 15 jours pour les communications.
- Fourniture de critères de recherche supplémentaires (par numéro de boîte dans le même transfert).
- Etc...
DEMATRIALISER VOTRE GESTION QUOTIDIENNE DES ARCHIVES AVEC SEEFILE
Optimisez la gestion de vos archives avec SEEFILE, intégré à notre suite SEE. Simplifiez vos processus, renforcez la sécurité, et dynamisez la collaboration au cœur de votre organisation. Transformez votre manière de gérer votre service des archives avec SEEFILE.
SEEFILE assure un accès facile à vos archives, permettant à vos équipes de récupérer des informations cruciales en tout lieu et à tout moment. Cette accessibilité renforce la collaboration et l'efficacité, même pour les équipes distantes
La recherche avancée et l'automatisation des tâches simplifient les processus, libérant du temps pour des activités plus stratégiques.
L'accessibilité en temps réel et les fonctionnalités de gestion automatisée des communications favorisent la collaboration efficace, même pour les équipes distantes.
L'automatisation des processus minimise les risques d'erreurs humaines, assurant une gestion documentaire fiable et conforme.
ILS PARLENT DE SEEFILE
ILS UTILISENT SEEFILE ET PARTAGENT LEUR EXPERIENCE
SEEFILE a révolutionné notre manière d'accéder aux archives. Son accessibilité en temps réel permet à nos équipes de récupérer rapidement des informations cruciales, renforçant la collaboration même pour les équipes distantes. Une solution indispensable pour notre efficacité opérationnelle.
SEEFILE garantit une traçabilité complète de chaque action sur nos archives, simplifiant notre conformité aux réglementations et aux exigences normatives. Les fonctionnalités d'audit nous permettent de générer des rapports détaillés pour répondre aux exigences de vérification. Une assurance inestimable pour notre sécurité documentaire.
La transition vers SEEFILE a considérablement réduit nos coûts liés à la gestion physique de documents. Des espaces de stockage plus optimisées, moins de temps perdu à chercher des documents physiques se traduisent par des économies substantielles. Une meilleure réactivité pour nos collègues des services demandeurs, grâce à un accès rapide et fiable à leurs documents, avec SEEFILE, une solution économiquement judicieuse.
Grâce à SEEFILE, notre productivité individuelle dans la gestion quotidienne des archives est optimisée. Les fonctionnalités avancées de recherche, de réservation à distance et de gestion automatisée des communications nous font gagner un temps précieux. SEEFILE, un atout pour notre performance individuelle.
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Solution collaborative de Gestion Électronique de Documents (GED), performante et conviviale.
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